共有情報を設定・編集する方法

共有情報とは何か、共有情報の作成方法、共有情報をフローやフローテンプレートに追加・削除する方法についてを説明しています。

2024年08月29日更新

 

 

「共有情報」の設定方法

１. フローテンプレートに共有情報の項目を設定する

まずはフローテンプレート一覧の中から、共有情報を設定したいフローテンプレートをクリックします。フローテンプレート画面が表示されますので、画面右側の「フローテンプレート詳細」＞「共有情報」にある「編集」のボタンをクリックします。


「共有情報」のポップアップで設定したい項目名を入力し、「追加」をクリックします。ここで追加した項目は、フロー開始時の「共有情報」欄の項目名として入力されます。
項目は、複数追加することが可能です。

 

共有情報項目の項目タイプと項目の説明

項目を追加したら、項目名か項目名の下にあるフィールドをクリックします。

項目の設定が表示されます。

 

共有情報の項目に追加された設定は、フロー開始時に表示されます。

２. フローで「共有情報」を入力する

左上メニューから「フロー」をクリックします。
フロー一覧が表示されますので、右上の「フロー開始」をクリックします。



以下のフロー作成画面が表示されます。上から３つ目の設定欄「フローテンプレート」にて、先ほど共有情報を設定したフローテンプレートを選択してください。「共有情報」の設定欄と項目名が表示されますので、共有情報を入力し、「開始」をクリックしてください。

フローテンプレートの「共有情報」を追加・削除する方法

共有情報を編集したいフローテンプレート画面で右側の「フローテンプレート詳細」＞「共有情報」にある「編集」のボタンをクリックします。

共有項目を新しく追加したい場合は、「共有情報」の「編集」をクリックしてポップアップで入力し、「追加」をクリックしてください。共有項目を削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンをクリックすることで削除することができます。

 

共有情報に未入力がある場合のリマインダー設定方法

共有情報リマインダーとは、リマインド日に未入力の共有情報がある場合に通知する機能です。トリガーの日付までに入力する必要のある共有情報がある場合にお使いいただけます。
※フロー内の担当者として設定されているメンバーにリマインダー通知が届きます

フローテンプレートまたはフローの共有情報の編集画面で「リマインダー設定」のタブをクリックします。

「リマインダー設定」の画面で、リマインダーを上限3件まで設定可能です。対象のトリガーを選択し、日数を入力し、営業日前または日前を設定しましたら「追加」をクリックします。

リマインダー一覧に表示されます。削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンをクリックして削除します。

共有情報リマインダーが設定されているフロー・フローテンプレートは、詳細画面内に表示されるアイコンでも示されます。

リマインダー通知は、設定された日ごとにメールと連携されているチャットアプリで送信されます。

フローの「共有情報」を追加・削除する方法

「共有情報」を追加・編集したい場合は、フロー画面右側の「フロー詳細」＞「共有情報」にある「編集」のボタンをクリック、またはタスク詳細画面の「共有情報」にある「編集」のボタンをクリックします。

フロー詳細画面の場合：

タスク詳細画面の場合：

共有情報の編集画面がポップアップで表示されます。

項目を追加したい場合、「新しいアイテムを追加」のフィールドにタイトルを入力して「追加」ボタンをクリックします。

※フローの詳細画面で共有情報の項目を追加する場合、項目の説明と項目タイプを追加できません。説明を追加したい場合、フローテンプレートの詳細画面で追加します。

項目名を削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンをクリックすることで削除ができます。

項目名の表示順序は、「共有情報」の項目名をドラッグ（右クリック長押し）することで自由に変更することができます。