定期的に発生するフローを自動で開始することができるフローの予約設定について説明しています。
2024年09月19日更新
| この機能を利用可能なユーザー権限 | |||||
| オーナー | 標準管理者 | フロー管理者 | タスク管理者 | ゲスト | 一般 |
| ○ | ○ | × | × | × | × |
フロー定期予約とは？
フロー定期予約とはフロー開始を自動化する機能です。月次・年次などで繰り返し発生する業務フローに活用いただけます。
使用例には以下のようなものがあります。
- （月次）請求業務
- （月次）勤怠締め
- （月次）給与処理
- （半期毎）社員総会
- （半年毎）定期人事評価
- （年１）ストレスチェック
- （年１）従業員代表の選出
- （年１）３６協定の締結・届出
- （年１）裁量労働制労使協定の締結・協定届出
- 業務委託者の契約更新
など、様々な定期イベントにご利用いただけます。
＜注意＞
- フロー定期予約で開始されたフローは「対象者なし」でのフローとなりますのでご注意ください。
- 予約済みのフローにはフローテンプレートの変更内容は反映されません。必要に応じて、予約の削除を行い改めてフロー予約を行ってください。
フロー予約の設定方法
１. フローテンプレートを作成する・詳細画面を開く
「フローテンプレート」画面でフローテンプレートを作成します。または、すでに作成されたフローテンプレートの詳細画面を開きます。
２. フローテンプレートのフローの定期予約を設定する
対象のフローテンプレートの右側にある「フロー予約」の「作成」ボタンをクリックします。
フロー予約設定のポップアップが表示されます。
| 次回フローの開始日時 | 次回のフローを開始する日付を入力します。 |
| 繰り返し間隔 |
フローを繰り返す期間を入力します。 ※ 月単位か年単位のどちらかを選択できます 入力しましたら、「今後のフロー開始予定」に直近５件のフロー開始日が表示されます。
|
| 次回フローのトリガー |
フローテンプレートの各タスクの期日を設定するためのトリガーが表示されます。トリガーの設定方法についてはこちらです。 入力しましたら、直近で開始されるフローのトリガー日付を５件表示されます。 ※ トリガーの日付はフロー開始後に変更可能です 開始日やトリガーの日付が月末日の場合のみ「同日設定」か「月末設定」を選択できるようになります。 |
上記を入力しましたら、「保存」ボタンをクリックします。
保存しましたら、「フロー予約」にフロー予約情報が表示されます。次回フロー開始予定日も表示されます。
フロー予約を含むフローテンプレートには、フローテンプレート一覧にアイコンが表示されます。
フロー予約が開始される時
フロー予約が開始日に達すると、開始日当日に自動的に開始され、フロー一覧に表示されます。※ 予約したフローが開始する時刻：9:00AM JST
フロー予約で設定された各トリガーの開始日も、対応する日付に続いて開始されます。
フロー予約が開始されると、メールと連携されているチャットアプリ（Slack、Google Chat、Microsoft Teams）にも通知が送信されます。
メールの通知一例：
Slackの通知一例：
フロー予約を編集したい場合
フロー予約の設定を編集したい場合、フローテンプレートの詳細画面にある「フロー予約」＞「編集」ボタンをクリックします。
変更したい設定を変更しましたら、「保存」ボタンをクリックして編集が完了です。
フロー予約を削除したい場合
フロー予約の設定を削除したい場合、フローテンプレートの詳細画面にある「フロー予約」にあるゴミ箱アイコンをクリックします。
確認ポップアップが表示されます。内容を確認しましいたら、「削除」ボタンをクリックしてフロー予約を削除します。
